Depuis plusieurs années, Grapho Avocats accompagne la société Les Tricolores dans l’ensemble de ses démarches d’agrément pour son activité de domiciliation commerciale.
Outre l’obtention d’un agrément (art. L.123-11-2 à L.123-11-8 et R.123-166-1 à R.123-171 du code de commerce), les obligations réglementaires à la charge d’une société exerçant une activité de domiciliation commerciale sont nombreuses :
- Des obligations relatives à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme prévues par le code monétaire et financier
La société de domiciliation doit participer à la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme. En outre, la société doit collaborer avec l’administration fiscale et les organismes de sécurité sociale en leur fournissant tout document sur simple demande.
Il convient également de communiquer chaque trimestre au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contribution de sécurité sociale compétents la liste des domiciliés au cours de la période et la liste de ceux qui ont mis fin à leur contrat de domiciliation (article L.123-11-5 du code de commerce).
- Des normes concernant le contrat de domiciliation
Le contrat de domiciliation entre la société de domiciliation et le domicilié est rédigé par écrit et conclu pour une durée d’au moins trois mois renouvelable par tacite reconduction, sauf préavis de résiliation.
La société domiciliataire doit :
– Mettre à disposition des locaux dotés d’une pièce propre à assurer la confidentialité nécessaire, permettre une réunion régulière des organes de direction, d’administration ou de surveillance de l’entreprise ainsi que la conservation et consultation des livres, registres et documents prescrits par la loi ;
– Détenir pour chaque domicilié un dossier contenant des pièces justificatives sur chacun de leurs lieux d’activité et leur lieu de conservation des documents comptables s’ils ne sont pas situés dans les locaux du domiciliataire. Le dossier doit également contenir des documents relatifs à l’identité et le domicile des domiciliés ou leurs représentants ;
– Informer le greffier du tribunal de la cessation de la domiciliation à l’expiration du contrat ou en cas de résiliation. Si le domicilié n’a pas pris connaissance de son courrier depuis trois mois, il en informe aussi le greffier du tribunal de commerce ou de la chambre des métiers et de l’artisanat.
Le contrat devra en outre mentionner l’agrément préfectoral obtenu par la société de domiciliation et il sera enregistré au RCS (articles R.123-167 à R.123-170 du code de commerce).
- Des normes d’urbanisme aussi : respecter les normes de sécurité et d’accessibilité
Pour les locaux ouverts au public, les obligations relatives aux ERP – établissements recevant du public – doivent être respectées :
– en termes de sécurité incendie, des mesures de prévention et de sauvegarde propres à assurer la sécurité des personnes doivent être mises en place,
– en termes d’accessibilité, l’accès aux locaux pour les personnes en situation de handicap, notamment, doit être assuré.
